1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest A1 EXPRESS spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. Macieja Rataja 46, 87-200 Wąbrzeźno, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001100734, NIP 1231555106, REGON 528383682, dalej „A1 EXPRESS” lub „Administrator”.
Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: biuro@a1express.pl.
2. Zakres przetwarzanych danych
Administrator może przetwarzać w szczególności:
- imię i nazwisko;
- stanowisko i nazwę reprezentowanego podmiotu;
- służbowy adres e-mail i numer telefonu;
- dane kierowcy i pojazdu;
- dane zawarte w zleceniu, dokumentach przewozowych, korespondencji i dokumentach rozliczeniowych;
- dane dotyczące przebiegu realizacji zlecenia;
- dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
3. Cele i podstawy przetwarzania
Dane są przetwarzane w celu:
- podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz zawarcia i wykonania umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
- realizacji obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych, rachunkowych, transportowych i dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy lub naruszeniom sankcji, art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
- kontaktowania się z kontrahentami, ich przedstawicielami, pracownikami i kierowcami, organizowania i dokumentowania transportu, weryfikacji uprawnień i ubezpieczeń, zapewnienia bezpieczeństwa zlecenia oraz obsługi reklamacji, art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń, windykacji należności, przeciwdziałania nadużyciom oraz archiwizacji dowodowej, art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- marketingu własnych usług w granicach prawnie uzasadnionego interesu Administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przy czym wykorzystanie poczty elektronicznej lub telefonu do przesyłania informacji handlowych następuje wyłącznie wtedy, gdy pozwalają na to przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej;
- realizacji celu wskazanego przy pozyskiwaniu odrębnej zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
4. Źródło danych
Jeżeli dane nie zostały przekazane bezpośrednio przez osobę, której dotyczą, mogą pochodzić od jej pracodawcy, zleceniodawcy, kontrahenta, przewoźnika, spedytora, nadawcy lub odbiorcy przesyłki, a także z publicznych rejestrów, dokumentów przewozowych albo platform transportowych.
5. Obowiązek podania danych
Podanie danych niezbędnych do zawarcia i realizacji umowy jest dobrowolne, lecz brak tych danych może uniemożliwić zawarcie lub prawidłowe wykonanie umowy. Podanie danych wymaganych przepisami prawa jest obowiązkowe.
6. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane:
- przewoźnikom, dalszym spedytorom, nadawcom i odbiorcom przesyłek;
- ubezpieczycielom, brokerom ubezpieczeniowym i rzeczoznawcom;
- dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, systemów informatycznych i obsługi technicznej;
- podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne, audytowe, windykacyjne, płatnicze i pocztowe;
- organom publicznym, sądom i służbom, jeżeli wynika to z przepisów prawa.
Odbiorcy otrzymują dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu.
7. Przekazywanie danych poza EOG
Co do zasady dane są przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli dostawca usług informatycznych przetwarza dane poza EOG, przekazanie następuje wyłącznie na podstawie mechanizmu dopuszczonego przez RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych.
Informację dotyczącą stosowanego mechanizmu można uzyskać pod adresem biuro@a1express.pl.
8. Okres przechowywania
Dane są przechowywane:
- przez czas obowiązywania i wykonywania umowy;
- przez okres wymagany przepisami podatkowymi, rachunkowymi i transportowymi;
- do upływu okresu przedawnienia roszczeń lub zakończenia postępowań;
- w przypadku zapytań niezakończonych zawarciem umowy, co do zasady przez 24 miesiące od ostatniego kontaktu;
- w przypadku marketingu, do wniesienia sprzeciwu, wycofania zgody albo ustania celu przetwarzania;
- przez okres niezbędny do wykazania udzielenia zgody, jej wycofania albo zgłoszenia sprzeciwu.
9. Prawa osoby, której dane dotyczą
Na zasadach określonych w RODO przysługuje prawo do:
- dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
- sprostowania danych;
- usunięcia danych;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
- cofnięcia zgody bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Sprzeciw wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego można wnieść w dowolnym momencie.
10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Dane nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym do profilowania wywołującego takie skutki.
11. Dane personelu kontrahenta
Kontrahent przekazujący A1 EXPRESS dane swoich przedstawicieli, pracowników, kierowców lub innych osób powinien poinformować te osoby o przekazaniu danych oraz udostępnić im niniejszą klauzulę.
12. Aktualizacje
Aktualna treść klauzuli jest dostępna na stronie internetowej A1 EXPRESS. Zmiana klauzuli nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania prowadzonego przed jej wprowadzeniem.