Ogólne warunki współpracy dla Zleceniodawcy

A1 EXPRESS SP. Z O.O.

Wersja obowiązująca od 15 września 2026 r.

§1. Definicje i zakres

1. A1 EXPRESS spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. Macieja Rataja 46, 87-200 Wąbrzeźno, KRS 0001100734, NIP 1231555106, REGON 528383682, zwana dalej „Spedytorem” lub „A1 EXPRESS”, świadczy usługi organizacji transportu.

2. „Zleceniodawcą” jest przedsiębiorca lub inny podmiot zawierający ze Spedytorem umowę w bezpośrednim związku ze swoją działalnością gospodarczą albo zawodową.

3. OWW nie są przeznaczone dla konsumentów. Osoba fizyczna prowadząca działalność oświadcza, że zlecenie ma dla niej charakter zawodowy. Jeżeli warunek ten nie jest spełniony, powinna poinformować A1 EXPRESS przed złożeniem zlecenia.

4. „Zleceniem” jest indywidualne zlecenie spedycyjne określające co najmniej rodzaj ładunku, miejsce i termin załadunku, miejsce i termin rozładunku oraz uzgodnioną cenę.

5. „Przewoźnikiem” jest niezależny przedsiębiorca transportowy wybrany przez Spedytora do fizycznego wykonania przewozu.

§2. Charakter umowy

1. Każde zlecenie przyjęte przez A1 EXPRESS stanowi umowę spedycji w rozumieniu art. 794 i nast. Kodeksu cywilnego.

2. A1 EXPRESS organizuje przewóz i może zawierać umowy z przewoźnikami lub dalszymi spedytorami we własnym imieniu albo w imieniu Zleceniodawcy.

3. A1 EXPRESS nie posiada własnej floty, nie wykonuje samodzielnie przewozów i nie przejmuje obowiązków przewoźnika na podstawie art. 800 Kodeksu cywilnego.

4. Określenie w zleceniu ceny transportu, trasy, terminu, rodzaju pojazdu albo użycie określeń „fracht” lub „transport” nie zmienia spedycyjnego charakteru umowy.

5. Fizyczny przewóz wykonuje niezależny Przewoźnik na podstawie odrębnej umowy przewozu.

§3. Włączenie OWW i zawarcie umowy

1. OWW wiążą Zleceniodawcę, jeżeli zostały mu przekazane przed zawarciem umowy w postaci umożliwiającej ich zapisanie i odtworzenie.

2. Zlecenie zostaje zawarte przez:

• odesłanie podpisanego zlecenia;
• przesłanie z upoważnionego adresu e-mail następującej formuły: „Potwierdzam przyjęcie zlecenia nr […] oraz Ogólnych Warunków Współpracy A1 EXPRESS dla Zleceniodawcy, obowiązujących od 15.09.2026 r. Oświadczam, że otrzymałem OWW przed zawarciem umowy, mogłem je zapisać i odtworzyć oraz akceptuję ich treść.”;
• rozpoczęcie wykonywania uzgodnionych czynności po wcześniejszym doręczeniu zlecenia i OWW, jeżeli A1 EXPRESS potwierdziło przyjęcie zlecenia.

3. Osoba posługująca się firmowym adresem e-mail Zleceniodawcy albo prowadząca z A1 EXPRESS uzgodnienia transportowe jest uznawana za upoważnioną do składania oświadczeń związanych ze zleceniem, o ile Zleceniodawca wcześniej nie zawiadomił o ograniczeniu jej umocowania.

4. Indywidualne postanowienia zlecenia mają pierwszeństwo przed OWW.

5. Warunki, regulaminy lub wzorce Zleceniodawcy nie obowiązują, chyba że A1 EXPRESS wyraźnie zaakceptuje wskazane postanowienie w formie dokumentowej. Samo otrzymanie dokumentu Zleceniodawcy albo rozpoczęcie współpracy nie oznacza jego akceptacji.

6. Zmiana zlecenia wymaga potwierdzenia przez A1 EXPRESS co najmniej w formie e-mailowej.

§4. Obowiązki Spedytora

1. Spedytor zobowiązuje się do:

• przeanalizowania informacji przekazanych przez Zleceniodawcę;
• doboru odpowiedniego rozwiązania transportowego;
• wyboru Przewoźnika z zachowaniem należytej staranności;
• przekazania Przewoźnikowi informacji niezbędnych do realizacji przewozu;
• koordynowania podstawowych ustaleń i przepływu informacji;
• podjęcia czynności potrzebnych do zabezpieczenia praw Zleceniodawcy względem Przewoźnika.

2. Spedytor może posługiwać się przewoźnikami i dalszymi spedytorami według własnego wyboru.

3. W braku odmiennych pisemnych instrukcji Spedytor może samodzielnie wybrać trasę, pojazd, technikę wykonania i pozostałe elementy organizacji przewozu.

§5. Informacje o ładunku

1. Zleceniodawca ma obowiązek przed zawarciem umowy podać kompletne i prawdziwe informacje, w szczególności:

• nazwę i rodzaj towaru;
• liczbę sztuk lub palet;
• masę brutto;
• dokładne wymiary;
• sposób opakowania;
• wartość ładunku;
• adresy i kody pocztowe;
• terminy oraz godziny załadunku i rozładunku;
• sposób załadunku i rozładunku;
• wymagania dotyczące pojazdu, temperatury, zabezpieczenia, zezwoleń i wyposażenia;
• wszelkie szczególne ryzyka.

2. Zleceniodawca odpowiada za skutki podania danych niepełnych, nieprawdziwych lub spóźnionych oraz za działania i zaniechania nadawcy, odbiorcy, magazynu i innych osób, którymi posługuje się przy wykonaniu zlecenia.

3. Zmiana ilości, masy, wymiarów, rodzaju towaru, adresu, terminu lub sposobu obsługi wymaga uprzedniej akceptacji A1 EXPRESS i może powodować zmianę ceny.

§6. Towary szczególne

1. Towary niebezpieczne, odpady, towary wymagające kontrolowanej temperatury, towary akcyzowe, ponadnormatywne, wysokiej wartości albo wymagające odprawy celnej muszą zostać jednoznacznie zgłoszone przed przyjęciem zlecenia.

2. W przypadku ADR Zleceniodawca podaje co najmniej numer UN, klasę, grupę pakowania, ilość, wymagane oznaczenia i instrukcje oraz przekazuje wymagane dokumenty.

3. W przypadku odpadów Zleceniodawca podaje kod odpadu, dane wymagane przez BDO, sposób załadunku i rozładunku oraz zapewnia prawidłowe utworzenie i zatwierdzenie KPO.

4. W przypadku przewozu temperatury kontrolowanej Zleceniodawca podaje dokładny zakres temperatury, tolerancję, wymagania dotyczące rejestracji oraz instrukcje na wypadek odchylenia.

5. W przypadku ładunków ponadnormatywnych Zleceniodawca przekazuje prawidłowe wymiary, masę, środek ciężkości, punkty mocowania, dokumentację techniczną i inne dane potrzebne do zezwoleń oraz pilotażu.

6. Zleceniodawca zwróci A1 EXPRESS wszystkie koszty, kary, opłaty i szkody wynikające z nieujawnienia szczególnych właściwości ładunku albo przekazania nieprawidłowych informacji.

§7. Opakowanie, załadunek i rozładunek

1. Zleceniodawca odpowiada za przygotowanie, zapakowanie, oznaczenie i zabezpieczenie towaru w sposób odpowiedni do transportu, chyba że zlecenie wyraźnie stanowi inaczej.

2. Załadunek, rozmieszczenie towaru, rozładunek oraz zapewnienie odpowiedniego sprzętu należą do Zleceniodawcy, nadawcy lub odbiorcy, chyba że w zleceniu uzgodniono inaczej.

3. Zleceniodawca zapewnia zgodność masy całkowitej, nacisków osi i sposobu rozmieszczenia ładunku z prawem.

4. Kierowca ma prawo odmówić rozpoczęcia lub kontynuowania przewozu, jeżeli ładunek, sposób załadunku, dokumentacja lub warunki stwarzają zagrożenie albo naruszają prawo. Powstałe z tego powodu koszty obciążają Zleceniodawcę, jeżeli przyczyna leży po jego stronie lub po stronie osób, za które odpowiada.

§8. Terminy

1. Terminy wskazane w zleceniu mają charakter planowany, chyba że A1 EXPRESS wyraźnie potwierdzi termin jako gwarantowany.

2. Spedytor nie odpowiada za opóźnienia wynikające z korków, kontroli, odpraw, warunków pogodowych, zakazów ruchu, awarii infrastruktury, kolejek, działania nadawcy lub odbiorcy ani innych okoliczności niezależnych od Spedytora.

3. Zleceniodawca nie może naliczyć A1 EXPRESS kary ani obciążyć go roszczeniem swojego klienta, jeżeli odpowiedzialność za takie roszczenie nie została uprzednio, jednoznacznie i indywidualnie przyjęta przez A1 EXPRESS.

§9. Przestój na załadunku lub rozładunku

1. Standardowy czas na dokonanie załadunku albo rozładunku wynosi 2 godziny, liczone od późniejszego z następujących momentów:

• uzgodnionej godziny rozpoczęcia czynności;
• prawidłowego zgłoszenia gotowego pojazdu w miejscu załadunku albo rozładunku.

2. Po upływie standardowego czasu Zleceniodawca zapłaci A1 EXPRESS 1000 zł netto, powiększone o należny VAT, za każdą rozpoczętą dobę postoju wynoszącą 24 godziny.

3. Opłata jest należna, jeżeli przyczyna postoju leży po stronie Zleceniodawcy, nadawcy, odbiorcy, magazynu lub innych osób, za które Zleceniodawca odpowiada.

4. Jeżeli rozładunek zaplanowano na wtorek o godzinie 08:00, a pojazd zostanie rozładowany w środę o godzinie 07:00, należna jest jedna opłata w wysokości 1000 zł netto.

5. Jeżeli rzeczywiste i udokumentowane koszty naliczone A1 EXPRESS przez Przewoźnika albo inne podmioty przekroczą opłatę określoną w ust. 2, Zleceniodawca pokryje również różnicę oraz inne uzasadnione koszty, w szczególności parkingu, magazynowania, przeładunku, dodatkowego dojazdu i zmiany trasy.

6. Czas postoju może zostać wykazany w szczególności za pomocą dokumentów przewozowych, potwierdzeń magazynu, lokalizacji pojazdu, wiadomości kierowcy, korespondencji, danych z platformy transportowej albo protokołu.

7. Brak pieczęci magazynu nie wyłącza prawa do naliczenia opłaty, jeżeli postój można wykazać innymi wiarygodnymi dowodami.

8. Postojowe nie jest należne za czas wynikający wyłącznie z zawinionego działania A1 EXPRESS albo Przewoźnika.

9. Jeżeli postój zagraża wykonaniu dalszych zleceń, bezpieczeństwu ładunku albo zgodności z przepisami czasu pracy, A1 EXPRESS może na koszt i ryzyko Zleceniodawcy zorganizować przeładunek, magazynowanie, zmianę pojazdu, powrót albo inne uzasadnione rozwiązanie.

§10. Cena i koszty dodatkowe

1. Cena wskazana w zleceniu jest kwotą netto, chyba że wyraźnie wskazano inaczej.

2. A1 EXPRESS nie ma obowiązku ujawniania wysokości swojego wynagrodzenia, marży ani warunków rozliczeń z Przewoźnikiem.

3. Cena podstawowa nie obejmuje kosztów, których nie można było racjonalnie przewidzieć na podstawie danych przekazanych przed przyjęciem zlecenia.

4. Zleceniodawca pokrywa w szczególności koszty:

• dodatkowych kilometrów;
• zmiany trasy lub adresu;
• postoju;
• przeładunku i magazynowania;
• zezwoleń i pilotażu;
• odpraw, kontroli i dokumentacji celnej;
• zwrotu albo utylizacji towaru;
• mandatów i opłat wynikających z nieprawidłowych danych o ładunku;
• ponownego podstawienia pojazdu;
• dodatkowego wyposażenia lub obsługi.

5. Jeżeli koszt został wyrażony w walucie obcej, przeliczenie następuje według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury, chyba że zlecenie stanowi inaczej.

§11. Anulowanie i zmiana zlecenia

1. Zleceniodawca może anulować zlecenie wyłącznie w formie dokumentowej.

2. Anulowanie nie zwalnia z obowiązku zwrotu kosztów już poniesionych przez A1 EXPRESS.

3. Niezależnie od poniesionych kosztów Zleceniodawca zapłaci opłatę za anulowanie:

• 25% ceny podstawowej — jeżeli anulowanie nastąpiło wcześniej niż 24 godziny przed planowanym podstawieniem;
• 50% ceny podstawowej — jeżeli anulowanie nastąpiło w ciągu 24 godzin przed planowanym podstawieniem;
• 100% ceny podstawowej — jeżeli Przewoźnik rozpoczął dojazd, przybył na miejsce albo rozpoczął realizację.

4. Opłata obejmuje wynagrodzenie za wykonane czynności organizacyjne i rezerwację zdolności przewozowej. Koszty osób trzecich nieobjęte opłatą są zwracane oddzielnie.

5. Jeżeli rzeczywista szkoda A1 EXPRESS przekracza wartość opłaty, A1 EXPRESS może dochodzić odszkodowania uzupełniającego.

§12. Faktury i płatności

1. Faktury są wystawiane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, jeśli jest to wymagane.

2. Faktura ustrukturyzowana jest uznawana za otrzymaną w terminie wynikającym z przepisów dotyczących KSeF.

3. Termin płatności wynika ze zlecenia lub faktury. W razie braku odmiennego ustalenia wynosi 14 dni.

4. Zapłata następuje bez potrąceń i obciążeń bankowych po stronie A1 EXPRESS.

5. Obowiązek zapłaty nie zależy od otrzymania płatności przez Zleceniodawcę od jego klienta, nadawcy, odbiorcy ani innej osoby.

6. Reklamacja, szkoda transportowa lub spór nie wstrzymują obowiązku zapłaty bezspornej należności.

7. Zleceniodawca nie może potrącać swoich roszczeń z należnościami A1 EXPRESS, chyba że roszczenie zostało pisemnie uznane przez A1 EXPRESS albo stwierdzone prawomocnym orzeczeniem.

8. W razie opóźnienia A1 EXPRESS przysługują, bez odrębnego wezwania:

• odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych w aktualnie obowiązującej wysokości;
• rekompensata za koszty odzyskiwania należności w równowartości 40, 70 albo 100 EUR, zależnie od wartości świadczenia;
• zwrot uzasadnionych kosztów odzyskiwania należności przewyższających rekompensatę.

9. A1 EXPRESS może uzależnić przyjęcie kolejnych zleceń od spłaty zaległości, przedpłaty albo ustanowienia zabezpieczenia.

§13. Odpowiedzialność Spedytora

1. A1 EXPRESS odpowiada za zachowanie należytej staranności przy wyborze Przewoźnika zgodnie z art. 799 Kodeksu cywilnego.

2. A1 EXPRESS nie odpowiada za działania i zaniechania prawidłowo wybranego Przewoźnika, jeżeli nie ponosi winy w jego wyborze.

3. A1 EXPRESS nie odpowiada za:

• nieprawidłowe informacje lub instrukcje Zleceniodawcy;
• nieprawidłowe opakowanie, oznaczenie, załadunek albo rozładunek;
• naturalne właściwości towaru;
• działanie nadawcy lub odbiorcy;
• skutki nieujawnienia szczególnej wartości lub właściwości towaru;
• siłę wyższą i zdarzenia niemożliwe do przewidzenia lub uniknięcia;
• utracone korzyści, utratę rynku, przestój przedsiębiorstwa, utratę produkcji oraz kary należne osobom trzecim, których A1 EXPRESS wyraźnie nie zaakceptowało.

4. W zakresie dopuszczalnym przez prawo odpowiedzialność A1 EXPRESS jest ograniczona do rzeczywistej, bezpośredniej szkody oraz do limitu odpowiedzialności, który miałby zastosowanie do Przewoźnika wykonującego dany przewóz.

5. W przypadku odpowiedzialności A1 EXPRESS za własny błąd nieobjęty bezwzględnie obowiązującymi przepisami łączna odpowiedzialność nie przekroczy ceny podstawowej netto danego zlecenia.

6. Ograniczeń nie stosuje się do szkody wyrządzonej umyślnie ani w zakresie, w którym ich wyłączenie jest prawnie niedopuszczalne.

§14. Ubezpieczenie cargo

1. Ubezpieczenie odpowiedzialności Spedytora ani Przewoźnika nie jest ubezpieczeniem ładunku cargo.

2. A1 EXPRESS organizuje ubezpieczenie cargo wyłącznie na podstawie odrębnego, jednoznacznego zlecenia przyjętego przed rozpoczęciem transportu i po zaakceptowaniu składki.

3. Brak zlecenia ubezpieczenia cargo oznacza, że ryzyko przekraczające ustawową odpowiedzialność Spedytora i Przewoźnika pozostaje po stronie Zleceniodawcy.

§15. Reklamacje i szkody

1. Zleceniodawca ma obowiązek niezwłocznie zgłosić A1 EXPRESS utratę, uszkodzenie, opóźnienie albo inną nieprawidłowość.

2. Widoczne uszkodzenia lub braki powinny zostać wpisane do dokumentu przewozowego przed jego podpisaniem.

3. Zleceniodawca przekazuje zdjęcia, protokół szkody, list przewozowy, fakturę zakupu lub dokument wartości, specyfikację, dokumenty utylizacji lub naprawy oraz inne materiały potrzebne do dochodzenia roszczenia.

4. Zleceniodawca powinien przestrzegać terminów reklamacyjnych wynikających z Konwencji CMR, Prawa przewozowego albo innych właściwych przepisów.

5. Brak współpracy lub spóźnione przekazanie dokumentów obciąża Zleceniodawcę w zakresie, w jakim uniemożliwiło lub utrudniło dochodzenie roszczeń.

§16. Zabezpieczenie należności

1. A1 EXPRESS może korzystać z ustawowego prawa zastawu na przesyłce i dokumentach w zakresie przewidzianym przepisami.

2. W razie zaległości lub uzasadnionej obawy braku zapłaty A1 EXPRESS może wstrzymać wykonywanie kolejnych czynności albo zażądać przedpłaty.

3. Koszty wynikające ze wstrzymania czynności z przyczyn leżących po stronie Zleceniodawcy ponosi Zleceniodawca.

§17. Zakaz pomijania Spedytora

1. Przez 24 miesiące od przedstawienia danego Przewoźnika przez A1 EXPRESS Zleceniodawca nie będzie, z pominięciem A1 EXPRESS, bezpośrednio ani pośrednio zlecał temu Przewoźnikowi transportów ani nakłaniał go do ograniczenia współpracy z A1 EXPRESS.

2. Zakaz nie dotyczy współpracy istniejącej przed przedstawieniem Przewoźnika, jeżeli Zleceniodawca udokumentuje ją w ciągu 7 dni od pierwszego przedstawienia.

3. Za każde naruszenie Zleceniodawca zapłaci karę umowną w wysokości 45 000 zł.

4. Każde zlecenie udzielone z naruszeniem zakazu stanowi odrębne naruszenie.

5. A1 EXPRESS może dochodzić odszkodowania przewyższającego wysokość kary.

§18. Poufność

1. Informacje dotyczące stawek, marży, Przewoźników, klientów, tras, dokumentów, kontaktów i sposobu organizacji transportu stanowią informacje poufne.

2. Zleceniodawca wykorzystuje je wyłącznie w celu wykonania zlecenia i nie ujawnia ich osobom nieuprawnionym.

3. Obowiązek poufności trwa przez 5 lat od zakończenia współpracy.

§19. Dane osobowe

1. Strony są odrębnymi administratorami danych przetwarzanych we własnych celach.

2. Przekazanie danych do realizacji transportu nie stanowi powierzenia przetwarzania, chyba że strony zawrą odrębną umowę powierzenia.

3. Zleceniodawca udostępni osobom, których dane przekazuje, klauzulę informacyjną A1 EXPRESS.

§20. Prawo i spory

1. Do umowy stosuje się prawo polskie, z uwzględnieniem bezwzględnie obowiązujących przepisów międzynarodowych.

2. Spory będą rozpoznawane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby A1 EXPRESS, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.

3. Nieważność pojedynczego postanowienia nie wpływa na obowiązywanie pozostałej części OWW.

4. Wersja polska jest wersją rozstrzygającą.

§21. Wejście w życie

1. OWW obowiązują od 15 września 2026 r.

2. Do danego zlecenia stosuje się wersję OWW przekazaną Zleceniodawcy przed jego przyjęciem.